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Fragen zu GABIP WEB
1. Zugang zu GABIP-WEB
Wo kann ich mich einloggen?
Die Nutzung des Systems erfolgt ausschließlich über die Seite web.gabip.de/login. Der Hauptnutzer (= Rolle Leitung) erhält mit Bestellung der Lizenz in einer separaten E-Mail ein einmaliges, vorläufiges Passwort. Dieses muss beim Erstlogin zwingend in ein persönliches umgeändert werden. Dieses neue, persönliche Passwort sollte unbedingt an einem sicheren Ort hinterlegt werden!
Der Hauptnutzer legt alle weitern Nutzer einzeln mit ihrer persönlichen E-Mailadresse als Mitnutzer (Rolle Erzieher) an und weist diesen jeweils ein Passwort zu. Mitnutzer loggen sich also mit ihrer (dienstlichen) Mailadresse und diesem persönlichen Passwort ein.
Ich habe mein Passwort vergessen, was ist zu tun?
Das ist schlecht, denn es gibt aus Sicherheitsgründen keine Passwort-Vergessen-Funktion! Es bleibt
1. nur der sog. Rollentausch: Wenn es für Ihre GABIP-Lizenz noch einen weiteren aktiven Mitnutzer gibt, der sein persönliches Passwort kennt, kann unser Kundenservice die „Rollen tauschen“. D.h. der Mitnutzer wird Hauptnutzer und kann nach erfolgreichem Login als neuer Hauptnutzer dem ehemaligen Admin ein neues Passwort zuweisen und Kontaktdaten wie die Mailadresse ändern.
2. Das Löschen und Neuanlegen des Hauptnutzers. Damit sind alle Kinderdaten unwiderruflich verloren!
Warum gibt es keine Passwort-Vergessen-Funktion?
Wir haben uns für Sicherheit zum Preis der Eingriffsmöglichkeit entschieden. Wenn niemand außer dem Nutzer den Account und die Daten verwaltet, kann auch niemand ein Passwort zurücksetzen und so unbefugt an die Kinderdaten gelangen (um diese Daten ggf. zu missbrauchen).
Es liegt also in der Verantwortung der Einrichtung, sehr gut auf Zugangsdaten und regelmäßige Archivierung zu achten. Wir empfehlen das Ablegen der Zugangsdaten des Hauptnutzers entweder beim Kitaträger oder an einem sicheren Ort, der dem Vorgesetzten oder Datenschutzbeauftragten jedoch bekannt sein sollte.
Kann ich GABIP-WEB offline nutzen?
Nein, GABIP-WEB kann man nicht offline nutzen.
2. Datenspeicherung und Datenschutz
Muss ich meine Daten selber sichern?
Es kommt darauf an, welche GABIP-Version Sie nutzen:
Wenn Sie die lokale GABIP-Version benutzen, , so müssen Sie die Daten immer selber per Datenbackup sichern. Hierbei gibt es keinen Update-Service mehr.
Wenn Sie GABIP-WEB in der Cloud-Version benutzen, werden die Daten automatisch in der Cloud auf einem extra dafür angemieteten Server bei der Dt. Telekom gesichert, welcher durch Telekom Security in Echtzeit geschützt und überwacht wird. Wenn Sie als Kitaträger die GABIP-On-Premise-Variante gewählt haben, erfolgt die Speicherung natürlich auf Ihrem eigenen Server, da Sie bzw. Ihre IT-Abteilung GABIP-WEB dort komplett selber verwalten.
Kann man die Daten auch lokal speichern?
Jeder Nutzer kann alle eingetragenen Daten jederzeit mit einem Backup lokal speichern.
Wer kann die Daten sehen?
Die eingegebenen Daten kann nur der Nutzer des Accounts einsehen, verwalten, speichern und löschen. Wir haben keinerlei Zugriff auf diese Daten.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die in GABIP-WEB eingegebenen Daten werden nur während der Lizenz-Laufzeit in der Cloud gespeichert. Sobald die Lizenz beendet ist, wird der Account samt aller Daten gelöscht.
Was ist der Unterschied zwischen Cloud- und On-Premise-Variante?
Inhaltlich handelt es sich um dieselbe Software. Bei der Cloud-Version werden die Daten automatisch auf einem dafür angemieteten Server bei der Dt. Telekom gesichert. Es gilt die DSGVO.
Die On-Premise-Variante steht nur größeren Kitaträgern zur Verfügung. Hierfür ist ein IT-Spezialist nötig, der eine Installation mittels Container-Registry auf dem firmeneigenen Server durchführen kann. Dabei liegen die Daten auf dem Server des Trägers. Für die Datensicherung ist also Ihre IT zuständig.
3. Testversion
Wie funktioniert die Testversion?
Die Testversion ermöglicht Ihnen für 30 Tage kostenlosen Zugriff auf GABIP-WEB mit voller Funktionalität. Sie können damit Berichtsmappen anlegen (entsprechend der gewählten Anzahl Kinder) und diese Mappen verwalten.
Wie kann ich GABIP-WEB nach der Testversion kostenpflichtig weiternutzen?
Wenn Sie nach der Testphase überzeugt sind, nutzen Sie GABIP-WEB einfach weiter – ganz automatisch. Sie können mit den bekannten Zugangsdaten weiterarbeiten: an Ihrem Account ändert sich nichts.
Ansonsten reicht eine kurze Mitteilung vor Ablauf Ihrer Testzeit per Mail an kontakt@buhv.de oder rufen Sie uns an unter 0241-93888-123 und teilen Sie uns mit, dass Sie GABIP-WEB im Anschluss nicht weiter nutzen möchten. Ihr Account wird dann ohne Entstehung jeglicher Kosten geschlossen.
4. Kündigungsfristen und Mindestlaufzeit
Wie ist die Mindestlaufzeit?
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Jahr, sofern nicht etwas anderes vereinbart wurde.
Wie wird GABIP-WEB abgerechnet?
Der Abrechnungszeitraum erfolgt tagesgenau 365 Tage ab Bestellung. Die Rechnungsstellung erfolgt per Mail. Wenn nicht fristgerecht gekündigt wird, verlängert sich die Lizenz um ein weiteres Bezugsjahr.
Welche Kündigungsfristen gibt es?
Nach der Mindestlaufzeit kann der Lizenzvertrag mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten gekündigt werden.
5. Lokale GABIP-Version
Kann ich die lokale GABIP-Version (CD-ROM, Download) noch verwenden?
Die GABIP-Software zur lokalen Installation wird nicht mehr angeboten. Wir können keine neuen Lizenzschlüssel erstellen. Wenn Sie bereits eine Lizenz inkl. Lizenzschlüssel für die lokae GABIP-Version haben, ist diese weiterhin gültig und die Software kann weiterhin genutzt werden. Es findet jedoch weder ein technischer Support, noch finden weitere Updates statt – man arbeitet mit der zuletzt erstellten Version des Programmes. Die alten Versionen sind nicht mit Windows 10 kompatibel.
Im Falle einer Neuinstallation (z.B. PC-Wechsel): Die Meldung mit Aufforderung zum Update müssen Sie ignorieren (sprich: wegklicken), die Lizenz für ihre Version bleibt jedoch weiterhin gültig und Sie können die Installation bis zum Ende durchführen. Achtung: Für Neuinstallationen der alten Software ist das Vorhandensein des Lizenzschlüssels zwingend erforderlich. Andernfalls bleibt der Umstieg auf GABIP-WEB.
6. Berechtigungen je Nutzertyp
Was ist der Unterschied zwischen Hauptnutzer und Mitnutzer?
Derjenige, der GABIP-WEB bestellt hat, ist automatisch als Hauptnutzer/Admin registriert. Er hat die „Rolle“ Leitung. Damit kann er
- Mitnutzer anlegen und individuelle Zugriffsrechte vergeben
- Gruppen anlegen
- Dokumentenvorlagen sowie Formulare erstellen und anpassen
Alle Mitnutzer haben die „Rolle“ Erzieher und werden ausschließlich vom Hauptnutzer angelegt. Der Hauptnutzer bestimmt, welche Gruppen/Kinderdaten jeder Mitnutzer sehen darf, bzw. ob er nur Lese- oder auch Schreibrechte für bestimmte Kinder hat.
Wie lege ich neue Gruppen an?
Nur der Hauptnutzer hat die Berechtigung, einzelne Gruppen anzulegen (z.B. Elefantengruppe). Auf die Gruppeninhalte (z.B. Berichtsmappen zu Kindern aus der Elefantengruppe) haben dann nur die entsprechenden Gruppenmitglieder Zugriff.
Können mehrere Nutzer GABIP gleichzeitig nutzen?
Ja, mit GABIP-Web können mehrere Nutzer gleichzeitig arbeiten, da jeder Nutzer eigenständige Zugangsdaten besitzt. GABIP-WEB ist erreichbar über alle digitalen Endgeräte (Tablet, Laptop, Handy) sofern eine Internetverbindung besteht.
Kann ich Kinderdaten importieren?
Ja, Sie können aus externen Datenbanken (z.B. Ihrem Verwaltungsprogramm) alle Stammdaten der Kinder einfach importieren. Genaue Informationen dazu finden Sie im Handbuch/Tutorial, das jedem GABIP-Nutzer im Hilfe-Menu zur Verfügung steht. In GABIP-Web finden Sie die Information, welche Datenbanken für den Import geeignet sind.
Kann ich die Anzahl Kinder in meinem bestehenden GABIP-WEB-Account erhöhen?
Ja, Sie können die Anzahl Kinder in Ihrem bestehenden GABIP-WEB-Account erhöhen lassen - Sie müssen dafür keine weitere Lizenz abschließen. Melden Sie sich dafür bitte telefonisch bei unserem Service-Team unter 0241-93888-123, wir passen Ihren Account entsprechend an.